Une facture doit répondre à un certain nombre d’obligations concernant la forme :
- doit être rédigée en langue française
- être établie en 2 exemplaires, dont l’original est pour le client
- doit comporter les indications détaillées ci-dessous.
Les mentions obligatoires :
La date de la facture
Le numéro de la facture
Il s’agit d’un numéro unique pour chaque facture, qui est basé sur une séquence chronologique et continue, et doit apparaître sans « trou », une facture ne pouvant être supprimée. La numérotation peut éventuellement se faire par séries distinctes (par exemple avec un préfixe par année), si les conditions d’exercice le justifient.
La date de la vente ou de la prestation de service
Il s’agit de la date où est effectuée (ou achevée) la livraison des biens ou la prestation de service
L’identité du vendeur ou du prestataire de services
Les informations suivantes doivent figurer sur la facture :
– la dénomination sociale (ou nom et prénom pour un entrepreneur individuel)
– l’adresse du siège social et l’adresse de facturation (si différente)
– le numéro de Siren ou Siret, la forme juridique et le capital social (pour les sociétés), le numéro RCS et ville du greffe d’immatriculation (pour les commerçants), le numéro au répertoire des métiers et département d’immatriculation (pour les artisans).
L’identité de l’acheteur ou du client
Les informations suivantes se doivent d’être présentes sur la facture :
– la dénomination sociale (ou nom pour un particulier)
– l’adresse du client (sauf opposition pour un particulier)
– l’adresse de livraison
– l’adresse de facturation si différente.
Le numéro du bon de commande
Le numéro du bon de commande est obligatoire s’il a été préalablement émis par l’acheteur.
Le numéro d’identification à la TVA
Doit apparaître ici le numéro d’identification à la TVA du vendeur et du client professionnel (seulement si ce dernier est redevable de la TVA).
La désignation et le décompte des produits et services rendus
La nature, marque, et référence des produits doivent être mentionnés ainsi que les matériaux fournis et la main d’œuvre pour les prestations.
De même, la dénomination précise, la quantité, le prix unitaire hors taxes et le taux de TVA ajoutée, ainsi que les éventuelles remises et autres rabais doivent apparaître.
Le prix catalogue
Il s’agit du prix unitaire hors TVA des produits vendus ou taux horaire hors TVA des services fournis.
Le taux de TVA légalement applicable
Notamment si différents taux de TVA s’appliquent, ils doivent apparaître de manière claire par lignes.
L’éventuelle réduction de prix
Sont concernés ici les rabais, ristournes, et remises à la date de vente ou de la prestation de service, à l’exclusion des opérations d’escompte non prévues sur la facture.
La somme totale à payer hors taxe (HT) et toutes taxes comprises (TTC)
Bien évidemment, les sommes hors taxe et toutes taxes comprises doivent apparaître obligatoirement sur la facture.
L’adresse de facturation
L’adresse de facturation doit apparaître sur la facture si celle-ci est différente de celle du siège social de l’entreprise.
Les informations sur le paiement
Doivent obligatoirement figurer :
– la date à laquelle le paiement doit intervenir ou le délai de paiement
– les conditions d’escompte en cas de paiement anticipé
– les taux de pénalités en cas de non paiement ou de retard de paiement.